Referensi – Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dengan tema Membangun Budaya Kearsipan Melalui Program Keluarga Sadar Arsip dilaksanakan oleh tim dosen dan mahasiswa Program Studi Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, UPN “Veteran” Jawa Timur pada hari Selasa, 19 Agustus 2025 di Desa Jubung, Kabupaten Jember.
Kegiatan ini merupakan bagian dari komitmen perguruan tinggi dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, khususnya pada aspek pengabdian kepada masyarakat. Melalui program ini, tim pengabdian berupaya menanamkan pentingnya kesadaran masyarakat dalam mengelola arsip keluarga sebagai bagian dari tata kelola administrasi rumah tangga yang tertib, efisien, dan berkelanjutan di era digital.
Desa Jubung dipilih sebagai lokasi kegiatan karena masih rendahnya kesadaran masyarakat dalam mengelola arsip-arsip penting keluarga, seperti akta kelahiran, ijazah, sertifikat tanah, kartu keluarga, maupun dokumen legal lainnya.
Sebagian besar masyarakat masih menyimpan dokumen-dokumen tersebut secara konvensional dan tidak sistematis, sehingga sering kali mengalami kesulitan saat diperlukan untuk keperluan administrasi publik. Melalui kegiatan ini, tim pengabdian berupaya memberikan edukasi dan pelatihan sederhana agar masyarakat dapat memahami konsep dasar kearsipan rumah tangga, cara penyimpanan dokumen yang benar, serta pemanfaatan teknologi digital dalam mengelola arsip keluarga.
Kegiatan pengabdian masyarakat ini diawali dengan sesi sosialisasi yang membahas pentingnya arsip dalam kehidupan sehari-hari. Narasumber dari tim dosen menjelaskan bahwa arsip bukan sekadar kumpulan berkas, melainkan sumber informasi yang memiliki nilai hukum, administrasi, dan sejarah bagi keluarga.
Sosialisasi juga menyoroti bagaimana kesadaran kearsipan yang baik dapat mendukung ketertiban administrasi publik, serta mendorong terciptanya budaya tertib dokumen sejak dari lingkup terkecil, yaitu keluarga. Dalam sesi ini, masyarakat Desa Jubung terlihat antusias dan banyak mengajukan pertanyaan seputar pengelolaan arsip pribadi yang sering kali diabaikan.
Selanjutnya, tim pengabdian memberikan pelatihan teknis mengenai cara membuat file management system sederhana di rumah. Pelatihan ini meliputi penataan arsip fisik berdasarkan kategori, seperti dokumen identitas, pendidikan, kesehatan, dan kepemilikan aset, serta cara membuat daftar inventaris arsip.
Peserta juga diajarkan bagaimana memanfaatkan teknologi digital melalui penggunaan scanner atau aplikasi penyimpanan daring untuk mendukung keamanan dan kemudahan akses dokumen. Pendekatan ini diharapkan dapat membangun kesadaran baru bahwa arsip keluarga tidak hanya perlu disimpan, tetapi juga harus dikelola dan dilestarikan secara sistematis.
Kegiatan juga diisi dengan simulasi praktik langsung di mana peserta diminta membawa beberapa dokumen pribadi untuk ditata sesuai kategori dan diberi label pengidentifikasi. Tim pengabdian kemudian memberikan contoh cara pembuatan arsip digital menggunakan aplikasi gratis yang mudah diakses masyarakat.
Praktik ini mendapat respon positif, terutama dari kalangan ibu rumah tangga yang merasa terbantu untuk menata ulang dokumen keluarga mereka. Melalui kegiatan ini, masyarakat tidak hanya mendapatkan pengetahuan teoritis, tetapi juga keterampilan praktis yang dapat langsung diterapkan di rumah masing-masing.
Dalam sesi penutup, dilakukan diskusi reflektif untuk menggali pemahaman masyarakat tentang pentingnya budaya sadar arsip. Hasil diskusi menunjukkan bahwa sebagian besar peserta menyadari manfaat jangka panjang dari pengelolaan arsip yang baik, terutama dalam mempercepat proses administrasi publik, seperti pengurusan bantuan sosial, beasiswa, atau layanan kependudukan.
Tim pengabdian juga menyerahkan starter kit berupa map arsip, label, dan panduan pengelolaan arsip keluarga untuk membantu masyarakat memulai kebiasaan tertib arsip di rumah. Kegiatan ini menandai awal dari gerakan kecil namun signifikan dalam membangun budaya sadar arsip di tingkat desa.
Program pengabdian masyarakat di Desa Jubung ini memberikan dampak positif terhadap peningkatan literasi kearsipan masyarakat. Melalui kolaborasi antara akademisi dan masyarakat, kegiatan ini berhasil menumbuhkan kesadaran bahwa pengelolaan arsip bukan hanya tanggung jawab lembaga atau instansi pemerintah, melainkan juga kewajiban setiap individu dan keluarga.
Budaya kearsipan yang tertanam di tingkat keluarga akan memperkuat ekosistem administrasi publik yang lebih transparan, efisien, dan akuntabel. Dengan demikian, kegiatan ini tidak hanya menjadi bentuk transfer ilmu pengetahuan, tetapi juga kontribusi nyata Program Studi Administrasi Publik UPN “Veteran” Jawa Timur dalam mewujudkan masyarakat yang tertib arsip dan sadar informasi di era digital.
Penulis: Indira Arundinasari
